Als Anbieter für Online Media Monitoring sind wir auf digitale Arbeit spezialisiert. Im Arbeitsalltag haben wir es als Team allerdings nicht immer geschafft, in Gänze auf Papier zu verzichten. Dabei liegen die Vorteile eines papierlosen Arbeitens klar auf der Hand: Digitale Dokumente sind nach der Ablage schnell wieder auffindbar und erfordern keinen Stauraum. Und natürlich ist unnötiger Papierverbrauch auch nicht besonders gut für die Umwelt.

Letzte Woche versuchten wir, in einem Test herauszufinden, wie papierlos wir tatsächlich arbeiten können. Exemplarisch waren unser Produktmanager René Weinert und unsere Key Account Managerin Kristina Müller zu größter Konsequenz angehalten. Im Laufe der Woche wurde dann das gesamte Team in das Experiment involviert. Und das Ergebnis kann sich sehen lassen. Wir konnten die unnötigen Drucke auf Null reduzieren und auch die Notizzettel kamen nur in Ausnahmefällen zum Einsatz. Richtig schwer war es nicht, nur unbequem. Denn Papier wird vor allem durch Gewohnheit zum Wegwerfprodukt.

Alle Informationen und Daten, die für uns von Relevanz sind, sind ohnehin digital gespeichert, sortiert und ausgewertet. Drucken wir Unterlagen aus, dann entweder, weil dies im Falle von Rechnungen und Verträgen notwendig ist oder weil wir es schlichtweg bequemer finden, wichtige Texte beispielsweise auf dem Papier Korrektur zu lesen. In der Regel landen auf dem Papier die kurzweiligen Informationen. Ein Notizzettel hat wohl eine durchschnittliche Lebenserwartung von unter 6 Stunden. Sind To-dos und Aufgaben erledigt, landet der Zettel im Mülleimer.

Diese neuen Angewohnheiten machen den Schreibtisch papierlos:

1. Notizzettel digital führen

Notizprogramme gibt es für jedes Betriebssystem. Die Umstellung geht schnell und nach ein bis zwei Tagen sucht man nicht mehr nach seinen Notizen auf dem Arbeitsplatz, sondern findet sie schnell auf dem digitalen Desktop. Die Notizprogramme helfen auch bei einfachen Mindmaps und einige ermöglichen das Kommentieren von PDFs (Beispiele GoodNotes, Evernote). Digitale Notizzettel sind bei neueren Office-Programmen zumeist bereits inklusive.

2. Kollaborativ arbeiten

Um an einem Dokument zu arbeiten und/oder es zu kommentieren, braucht man es nicht zu vervielfältigen. Mit Google Drive kann man zum Beispiel gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne dass sie lokal gespeichert werden müssen. Vor allem, wenn es sich um reine Texte handelt ist beispielsweise EtherPad eine gute Alternative.

3. Papier digitalisieren

Bereits ausgedrucktes Papier hat die Angewohnheit, sich im Kopierer zu vermehren. Der Weg zu einem papierlosen Büro führt also auch über einen Scanner. Für Smartphones gibt es verschiedene Apps, die das mobile Scannen von Dokumenten ermöglichen. Der ganz normale Büroscanner hilft allerdings auch.

Die Maßnahmen sind denkbar simpel. Die Änderung der Gewohnheiten ist allerdings manchmal eine kleine Herausforderung. Das haben wir in dieser Woche mehrfach feststellen können. Wenn jeder aus unserem Team die eine oder andere Bequemlichkeit hinterfragt, ist schon viel gespart. Nämlich über 4000 Blatt Papier im Jahr, wenn allein jeder Kollege auf einen Zettel pro Tag verzichtet.